5 Kebiasaan Bisnis Email Anda Harus Berhenti Sekarang

1. Garis Subjek yang Tidak Jelas atau Usang

'Hai' atau 'Pertanyaan' bukanlah baris subjek yang bagus. Jika Anda mengharapkan pembaca Anda untuk membuka email, beri dia beberapa gagasan tentang apa yang akan terjadi. Jangan biarkan pembaca Anda menebak dengan menggunakan garis subjek yang tidak jelas. Demikian juga, jangan gunakan baris subjek lama. Jika kencan makan siang Anda dengan rekan kerja telah berlalu, jangan terus menggunakan benang yang sama. Buat utas email baru atau cukup ubah baris subjek menjadi sesuatu yang lebih relevan untuk Anda berdua.

2. Singkatan atau Akronim

Tidak hanya mereka yang tidak profesional, singkatan dan akronim dapat menyebabkan kebingungan atau kesalahpahaman. Tidak semua orang mengira FYA berarti 'untuk tindakanmu'! Luangkan waktu untuk mempertimbangkan pembaca Anda dan mengeja kata-kata sebagai gantinya.

3. Menulis Dalam Satu Paragraf Panjang

Tidak ada yang lebih mengecilkan hati daripada membuka email hanya untuk melihat bahwa itu hanya berisi satu paragraf yang sangat panjang. Sulit untuk membaca dan menyulitkan pembaca Anda untuk fokus dan memilih poin-poin utama.

Jadikan pesan Anda ramah pembaca dengan meninggalkan garis kosong di antara paragraf, dan mulai paragraf baru setiap tiga hingga empat baris.

4. Mengirim Pesan Samar-samar

Bahkan sebelum Anda mulai mengetik, ada baiknya jika Anda merencanakan pesan Anda terlebih dahulu – pertimbangkan alur dari pembukaan ke detail untuk bertindak dan kemudian tutup. Periksa lagi setelah Anda selesai dan tanyakan pada diri sendiri keempat pertanyaan singkat ini:

  • Sudahkah Anda memasukkan semua informasi penting?

  • Bisakah Anda menghapus redudansi?

  • Apakah arus informasi lancar?

  • Apakah tindakan itu jelas dinyatakan?

5. Mengirim Pesan Yang Hanya Biasa Ceroboh

Jika tidak ada tujuan yang jelas dalam email Anda, beberapa kata yang salah eja, kalimat yang panjang, dan jika Anda tidak pernah repot-repot mengeceknya sebelum Anda menekan tombol kirim, Anda bisa bertaruh bahwa email Anda mungkin akan berakhir di tempat sampah.

Saya harap Anda akan memutuskan untuk memastikan bahwa Anda dan perusahaan Anda membuat kesan yang luar biasa di email. Susun pesan Anda secara logis dengan pengantar atau sebagian cerita kembali (Terima kasih atas panggilan Anda, dll.), Tambahkan detailnya, beri tahu pembaca tindakan apa yang Anda inginkan, dan akhiri dengan penutupan yang sesuai.

Intinya dalam semua komunikasi email adalah ini: apa yang Anda tulis dan bagaimana Anda menulisnya akan mempengaruhi apa yang dipikirkan orang tentang Anda dan organisasi Anda, jadi penting untuk membantu diri Anda sendiri dan menghormati pembaca Anda dengan menggunakan email dengan tepat

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *